電子帳簿保存法の改正を徹底解説！AI OCRを活用した”上手な”対応法とは？

2022年1月の電子帳簿保存法の改正により、国税関係帳簿・書類を電子データで保存する際の保存要件が抜本的に見直されました。今後、電子データでの保存が促進される一方で、電子データで受領した書類は電子データのまま保存する必要があるなど一部規制が強化されており、企業は経理を中心に業務フローの見直しが求められます。

2022年1月1日から2023年12月31日までに行う電子取引を紙で保存することは、2023年12月末まで認められるなど猶予期間が設けられましたが、その時期は着々と迫っています。

本記事では、そもそも電子帳簿保存法とは何か？という基本から、2022年1月の改正によって何が変わるのか、さらにはAI OCRを活用した電子データの管理について詳しく解説していきます。

そもそも電子帳簿保存法って何？

電子帳簿保存法とは、各税法によって保存が義務付けられている国税関係の帳簿や書類を電子データで保存するルールを定めた法律です。事業者の業務非効率を招く一因であった「紙」での業務から脱却し、納税者の書類保存にかかる負担を軽減することを目的として、1998年に施行されました。

電子帳簿保存法における区分やその区分に対応する書類、保存要件は以下になります。

電子帳簿保存法の対象書類は、仕訳帳や総勘定元帳などの「国税関係帳簿」、貸借対照表や損益計算書の「決算関係書類」、請求書や領収書などの「取引関係書類」です。また電子メールで授受したり、WEB上で確認できる請求書や領収書等は「電子取引」と分類されます。

2022年1月の電子帳簿保存法の改正について

そして、2022年1月の電子帳簿保存法の「改正」において、以下の5つの大きな変更がありました。

①事前承認制度の廃止
②適正事務処理要件の廃止
③タイムスタンプ要件の緩和
④検索要件の緩和
⑤ペナルティの強化

① 事前承認手続きの廃止

改正前	改正前
帳簿や書類を電子的に保存するためには、保存時期の3ヶ月前までに税務署での届出が必要でした。電子帳簿保存法への対応検討から実際の運用までに、数ヶ月から1年程度の時期を要するケースも少なくなく、同制度は導入を検討する企業にとって大きなハードルでした。	今回の改正によって、事前承認制度が廃止されました。

②適正事務処理要件の廃止

改正前	改正後
領収書などをスキャンしてデータとして保存するには、不正防止の目的として、相互けん制の体制構築や定期的な検査が義務でした。またチェックの際は、紙の原本を用いることが必要で、チェックが完了するまでは破棄せず保存されていました。	今回の改正によって、適正事務処理要件が廃止されました。取引関係書類をスキャナーで電子化をして保存する際に導入のハードルとなっていた相互チェックや定期検査などが不要になり、導入ハードルが下がりました。

③ タイムスタンプ要件の緩和

改正前	改正後
タイムスタンプとは、ある時刻にその電子データが存在していたこと、それ以降に改ざんされていないことを証明するものです。従来、従業員が領収書等を受領した場合、受領後3日営業日以内に自署してスキャナーで読み取り、タイムスタンプの付与が必要でした。	今回の改正によって、スキャンを行える期間が最長で2ヶ月までに延長され、受領者の自署も不要となりました。またクラウド等に電子データの訂正や削除についての履歴を保存できる場合は、タイムスタンプの付与が不要になりました。

④検索要件の緩和

改正前	改正後
取引年月日、勘定科目、取引関係帳簿書類の種類に応じた主要な記録項目を検索要件として設定する必要がありました。また日付や金額については、範囲指定ができることや、2つ以上の任意の記録と組み合わせて検索できることも条件になっていました。	今回の改正によって、検索要件が、取引年月日、取引金額、取引先の3つに限定されました。また税務職員による電磁気的記録のダウンロードの求めに応じる場合には、範囲指定および項目を組み合わせて条件を設定できる機能の確保が不要となりました。

⑤ペナルティの強化

改正前	改正後
重加算税に関するペナルティはありませんでした。	電子化した書類の改ざんや隠蔽が見つかった場合、通常の重加算税に上乗せする形で10%が加算されます。

電子データで保存する際の注意点

以上のように、今回の改正によって、従来よりも電子データで保存しやすくなったわけですが、いくつか注意すべき点があります。

①受領した電子書類の書面出力禁止

今回の改正で、電子データとして受領した請求書等をプリントアウトして保存することは禁止され、電子データとして保存することが義務付けられました。

一方、紙で受領した請求書の電子保存（スキャナー保存）については、税務署承認が不要となり、紙で保存するのか、また電子で保存するのかを選ぶことができます。

②不正行為のペナルティには十分に注意

要件が緩和された一方で、新たにペナルティが導入されました。スキャナー保存や電子取引の記録を正確に行わず、隠蔽や改ざんした場合は、以下のペナルティが課されます。

重加算税が10%加重される

違反した場合には、重加算税が課せられます。重加算税とは、適切に申告・納税していない場合に課される税金のことで、不正が見つかった場合、通常、追徴税額の35%の重加算税が課されます。

今回の改正によって、電子データに関連する不正が見つかった場合には、通常の重加算税に上乗せする形で、さらに10%のペナルティが加重されるようになります。

そのため企業が電子データ化や管理を進める際には、内部統制の仕組みを整え、不正行為そのものを防ぐことが大切です。

青色申告の承認の取り消し

個人事業主においては、2024年以降に電子帳簿保存法に違反した場合、青色申告の承認が取り消される可能性があります。

ただし、規則に従っていないからといって直ぐに青色申告の承認が取り消されるわけではなく、悪質な違反と判断された場合に限られるようです。

電子データの保存要件

次に、電子データの保存要件について解説します。

電子データを保存するには以下の2つの要件を満たす必要があります。

①真実性の確保：データが唯一無二で改ざんできないこと

真実性の確保とは、電子文書が不正に改ざんされないよう処置を講ずることを意味しています。

真実性の確保	以下のいずれか満たすこと
	①タイムスタンプが付与された後に、取引情報の授受を行う。
	②取引情報の授受後、速やかにタイムスタンプを付すとともに、保存を行う者または監督者に関する情報を確認できるようにしておく。
	③記録事項の訂正や削除を行った際に、これらの事実および内容を確認できるシステムまたは、または訂正や削除を行うことができないシステムで取引情報の授受および保存を行う。
	④正当な理由がない訂正や削除の防止に関する事務処理規定を定め、それに沿った運用を行う。

②可視性の確保：取引年月日・取引金額・取引先の3つが明示されていること

可視性の確保とは、電子文書が必要時に確認できるように環境整備することを意味しています。

可視性の確保	保存場所に、電子計算機（パソコン等）、プログラム、ディスプレイ、プリンタおよびこれらの操作マニュアルを備えつけ、画面・書面に整然とした形式および明瞭な状態で速やかに出力できるようにしておくこと。
	電子計算機処理システムの概要書を備え付けること。
	検索機能の確保	①取引年月日その他日付、取引金額、取引先について検索できること。
		②日付または金額の範囲指定により検索できること。
		③2つ以上の任意の記録項目を組み合わせた条件により検索できること。