RPA連携で年間約3,000時間の作業時間短縮！人件費を50%削減

今回は、派遣スタッフの勤務時間管理において、RPAとの連携で年間約3,000時間の作業時間を削減された株式会社エントリー様にお話をお伺いしました。SmartReadを2022年より導入し、勤務管理表の仕分け・入力業務において活用されています。

導入に至った背景

 毎月1万枚を超える勤怠管理表の仕分け、入力作業で業務が圧迫されていた

SmartReadは2022年10月頃に導入しました。当時は、1,000社以上の派遣先企業からFAXで毎日届く月次で1万枚以上の勤怠管理表の仕分け、入力処理を行うために膨大な量の処理作業が発生していました。

まずFAXで届いた勤怠管理表をPDF化する作業を1名で毎月約122時間、その勤怠管理表のデータ入力処理で1人あたり月42時間、これを8名で手分けして行っていたので毎月合計で336時間の業務が発生していました。これにより、8名の社員1人につき約40時間の残業が発生していました。

日々の業務は勤怠管理表の入力業務から始まり、これがすべて終わってから次の業務へと移行するため、他の業務に掛けられる時間もかなり圧迫されていました。導入前は、アルバイトの方を含めて、勤怠管理表の処理を午前中6名、午後は3名で処理していました。アルバイトの方にもシフトについて協力していただく必要がありました。

また、時間だけでなく、手入力ですと入力ミスも多く、作業時間削減と同時に正確性も上げていきたいと考えておりました。

導入の決め手

RPAの開発が同時に進められ、導入までスピード感を持って進めていただけたこと

Cogent LabsのRPA開発可能なパートナーを紹介いただき、RPAの開発と導入を同時に進められたことがきっかけです。また、AI技術のあるOCRで探していました。

当初からRPAとの連携をマストで考えておりました。多数のベンダーと打ち合わせを行いましたが、RPAの開発は別の会社への相談が必要とのお話を受けることが多かったです。

RPAの開発可能なパートナー企業との連携を含め、SmartReadを早いスピードで導入することが出来ました。

株式会社エントリー
執行役員 経理部 部長 兼 上場準備室 室長 植村氏

導入の課題

テンプレートの設定もスムーズで、問題なし

導入はとてもスムーズに進み、トラブルもありませんでした。

手書き文字の読み取りですので、読み取りの精度を上げるために例えば時間の書き方の記入例を勤怠管理表に明記するようにしました。

導入の効果

人件費を50％削減、年間で約1,000万円の経費削減効果

RPAとの連携で年間の人件費を大幅に削減することが出来ました。人件費は半減、年間でいうと約1,000万円の経費削減となりました。

内訳としては、1名で月約122時間発生していたFAXで届く紙の勤怠管理表処理は月約61時間に、月8名で1人につき月42時間発生していた入力処理業務は月20時間で処理可能になりました。

この結果、社員1人あたり40時間発生していた残業も10時間に大幅に減りました。20時間の残業時間の削減を計画していましたが、想定を上回る効果で嬉しく思っています。人の配置も午前3人、午後1人で対応可能になり、シフトの組み方も容易になりました。以前は、6名のスタッフで業務に取り掛かる必要がありました。これにより業務幅は広がり、例えば有給申請の確認に1週間かかっていたのが3日で進められるようになりました。

紙で送られてくるFAXは、一つの拠点でしか処理が出来ません。これがSmartReadを導入することにより、一つの拠点で必ず業務を行う必要がなく、各スタッフが利便性の良い拠点での処理や在宅勤務も可能となりました。

また、請求書の発行は5営業日掛かっていましたが、4営業日に短縮出来ました。派遣先企業への請求書の訂正件数も50%以上の削減が実現し、お客様にもよりよいサービスが提供出来るようになりました。

SmartReadご利用風景

今後の活用展望について

今のところ現状ある機能やサービスで満足しています。今後もサポート担当の方と必要に応じて連携出来ればと思っています。

本日はありがとうございました。今後ともよろしくお願いいたします。