「Qanat Universe」と「Tegaki」で請求・納期回答業務のデータ入力・確認業務を自動化！業務時間を50％削減。

※コージェントラボのAI OCRサービス「Tegaki」は2021年12月にリニューアルし、次世代AI OCR／IDPサービス「SmartRead」として生まれ変わりました。
Tegakiの頃よりご好評だった、高い読み取り精度での文字認識に加え、非定型帳票を含めた様々な種類の帳票の読み取りや自動仕分けにも対応するなど、大幅に機能強化されています。

ＪＢグループおよびC＆Cビジネスサービスについて

まずはじめに、ＪＢグループおよびC＆Cビジネスサービスについてご紹介していただけますでしょうか。

ＪＢグループは、情報ソリューション、製品開発製造、シェアード・サービスの3つの事業分野でビジネスを展開し、お客様の経営や業務の課題を解決するためのソリューリョンやサービスにより、最適なITの利活用を推進しています。C&CBSは、ＪＢグループ内の業務の重複を避け、効率のよい運営を目指して、経理財務、人事、総務、業務サービス（業務支援、業務管理）等の各種スタッフ業務をシェアード・サービスとして集約・提供しています。

ＪＢアドバンス・テクノロジー株式会社　浜口様

導入の背景には？

導入の背景について教えていただけますでしょうか？

ＪＢグループ全体のDX推進の方針に基づき、紙の書類が膨大な数にのぼり、マニュアル処理が多くなっていました。なにか効率化できないかというところがきっかけとなり、C&CBSとして2017年下期から業務のDXを推進してきました。10年前には紙の書類をグループ全体で1ヶ月あたり約30万枚も使用していました。これをPDFにすることで、以前の2/3に減少することができました。さらに、1人あたり年間100時間の業務の削減を目標に、業務全体の棚卸しを実施し、問い合わせ対応の時間などの計測、データのアップロード処理の最適化、業務の見直しなどプロセス改善を行いました。すでにその目標は達成し、現在はさらに1人あたり年間50時間の業務削減を新たな目標に掲げ、業務改善を継続しています。その中で、手作業をデジタル化できないかという発想から、経理部門にてRPAを導入し、社内の問い合わせ対応にチャットボットを活用することで業務効率化を図りました。

またJBグループで唯一のメーカーでもあるJBATが、様々なクラウドサービスとAPI連携できる「Qanat Universe」というクラウドプラットフォームを提供しています。そして、JBATがその「Qanat Universe」を使い、高精度に書類をテキストデータ化するAI OCR「Tegaki」を業務システムと連携させることで、ペーパーレスの仕組みを構築していることに着目しました。

C&Cビジネス・サービス株式会社　野村様

C&Cビジネス・サービス株式会社　速水様

運用について

どのように「Tegaki」をご活用頂いておりますでしょうか？

従来は、郵送やFAXで送信されてきた請求書や納期回答書の内容を一つ一つ人による手作業でシステムに入力し、紙を見ながら基幹システムと入力内容に間違いがないかの突合を行っていました。
それに対して、現在は郵送されてきたものはスキャナーでデジタル化し、FAXで送信されたものはインターネットFAXで受信しています。そして様々な製品とAPI連携できる「Qanat Universe」を活用し、「Tegaki」と連携してテキストデータに変換しています。その後、読み取ったデータを2人でチェックし、問題がなければクラウドデータベースであるkintoneに読み取ったデータが自動入力されます。

納期回答書を「Tegaki」で読み取った結果のイメージ

導入効果について

「Tegaki」をご活用いただいて、どのような効果がありましたでしょうか？

手作業が無くなったことで正確性がUPし、業務時間を50％削減（1ヶ月あたり27時間削減）するなど業務効率向上につながりました。さらに、クラウドでのデータの確認ができるようになったことで、テレワークでの対応が可能になりました。

今後について

今後の「Tegaki」の活用の展望をお伺いできますでしょうか？

業務のDXを推進することで、全体的な指標は改善されてきています。しかしながら、まだまだ紙の書類が多いため、今後もデジタル化を進めていきたいと考えています。
請求書業務はまだ一部しか対応していないため、今後対応範囲を広げていきたいと考えています。その中で「Tegaki」には、現在のような定型帳票だけでなく、非定型帳票も同じように高い精度で読み取ることができるような先進的で新しい機能の提供を期待しています。