DX成功事例：学校販売店の注文書集計時間を50%短縮！地域展開にも期待

今回はCogent Labsのパートナーとして、「SmartRead（スマートリード）」を活用したサービス『エクセルポコポコAI-OCR』を学校販売店様へ提供されている株式会社Cotona様にお話をお伺いしました。SmartRead導入により、学校販売店様から受け取る注文書入力処理業務を50%削減された事例について詳しくお聞きします。

導入に至った背景

同時期に多くの注文書の手入力作業が発生していた 

当社は、福岡県八女市（やめし）を拠点に活動する学校販売店向けの受注処理サービスを提供する企業です。現在は、地元企業に根ざしたサービスが中心です。この受注処理サービスは、1960年から3代続くスポーツ店の経営を通じて着想を得ました。

顧客の皆様は学校向けにサービスを提供しておりますので、毎年入学準備を行う3月頃に業務が集中します。そのため、ピーク時には月間約1,500件の注文書を手入力で入力処理する必要がありました。このように短期間・短時間でミスができない状況は、入力業務を行う学校販売店スタッフの大きな負担となっていました。

導入の決め手

手書き文字の読み取り精度と帳票の仕訳機能

実は、当初は他社のOCR製品を利用していました。しかしながら、数字と英字などの読み取り精度が低いことや仕分け機能が上手くいかない等の課題がありました。これに対して調整を行うために、Excel関数などを利用してチェックしていました。効率化を考えて他社のOCR製品を探していたところ、Cogent LabsのSmartReadをインターネット検索で見つけました。特に、日本語の手書き文字の読み取り精度が高いという点に興味を惹かれました。

SmartReadを選んだ決め手は2つあります。1つ目は、手書き文字の読み取り精度そのものと、更にその精度を支援する仕組みがあることです。文字種（アルファベット、カタカナ、ひらがな、漢字、数字など）の指定をすることで、更に精度を向上させることが出来る点。2つ目は、帳票の仕分けを行うことが出来る点です。ファイルの仕分け作業が不要になり、この機能は特に気に入っています。

トライアル利用においても製品を十分に検証する時間があり、利用感も問題ありませんでした。

導入の課題

APIを利用した自動化も課題なく、スムーズに進められた

今回、APIを利用した自動化を前提に導入を行いました。Cogent Labsのサポートスタッフ、エンジニアと担当営業に支援いただき、自動化プロセスを検証することができたので特に問題もありませんでした。

こういったソフトウェアサービスだと、どこまでサポートが受けられるか不安がありましたが、レスポンスや対応もよく、サポート体制が充実していました。テキストベースのコミュニケーションで難しい場合は、都度会議を設定していただいていました。

SmartRead APIアプリケーション（エクセルポコポコAI-OCR）

導入の効果

読み取り後の修正もほとんど無くなり、迅速で正確な集計に繋がる

従来は、注文書の集計作業は手作業での入力ミスが多く、その修正にかかる時間やコストが業務効率を大きく阻害していました。SmartReadですと、スキャナーで読み込んだ注文書を読み取るだけで時短と正確な集計が可能となり、読み取り後の修正がほとんど無くなり助かっています。

そして、弊社にこういった集計業務を依頼することで、学校販売店様から顧客にとって重要な「採寸」に時間を割けるようになったと伺っています。

今後の活用展望について

弊社は、今後より多くの学校販売店様をサポートするべく、事業を他地域へ拡大していきたいと考えております。

今後の機能改善として、SmartReadの機能がよりスムーズなファイル処理のために、API機能を拡充して欲しいと考えています。

「エクセルポコポコ AI-OCR」詳細はこちら

左：加来様、右：上島様

本日はありがとうございました。今後ともよろしくお願いいたします。