毎日の注文書処理時間を50％以上削減！全社で受注業務の最適化が可能になり、新規事業へ業務シフトも

クリロン化成株式会社様

大阪府に本社を置く、1960年創立の化学メーカー。食品包装フィルム、食品包装用プラスチックフィルム、軟包装資材などをはじめとする化学製品の製造・販売を行う。共押出し法を用いた多層フィルムが特徴。国内７拠点を構え、従業員数は250名程度。（2024年8月現在）

導入の背景: 顧客から受信した紙のFAXを見ながら、各営業所にて社内システムに登録する業務は入力しながら在庫確認や倉庫選定など多くの工数が必要だった。また、紙のFAXを使って受注入力処理をしていたため、営業所間の受注処理の融通や繁忙期の工数調整が難しかった。
導入の効果: 注文書の入力作業は1件3分から1分に。毎日の注文書の処理時間は、約50時間から16時間と50%以上の業務時間削減へと繋がり、事務総出で受注処理を行うことが不要になった。

今回は、会社全体のDX推進の初手としてSmartReadを導入し、全社的な受注業務の最適化に成功したクリロン化成株式会社様にお話をお伺いしました。当初は、FAXでお客様からいただく多くの発注書を手入力で転記されていました。現在は、SmartRead導入により、70%以上の注文書の処理の自動化を進められています。

導入に至った背景

紙の注文書の手入力では受領営業所内でしか処理できず、業務の全体調整が課題に

全国の営業所は、お客様からの受注対応や配送手配の役割も担っています。導入前は、お客様から送られてくる紙の注文書を見ながら手入力でデータ化を行っていました。そのため、営業所ごとに受注することが日常であり、繁忙期であっても営業所間で助け合って受注処理の対応をすることが難しい状況でした。

弊社の当日受付・当日出荷サービスは、お客様に大変満足いただいているサービスです。このサービスを提供するためには、毎日午前中に受信した注文書を処理して、倉庫へ指示をしなければなりません。SmartReadを導入する前は、営業所の事務総出で注文書の受注処理を最優先で進めていました。また、弊社の商品はラインナップが豊富で約500種類以上のサイズがあるため、限られた時間内かつミスをしないことが求められます。事務社員は受注対応や配送手配終了後に昼食休憩を取ることが日常でした。

クリロン化成様では、法人向けにナイロンポリ袋、彊美人（きょうびじん）やシグマチューブといった製品を提供されています。

導入の決め手

「帳票自動仕分け」の機能と精度の高さ、費用対効果から総合的に判断

これまでOCRで注文書をデータ化するというアイデアはあったものの、精度や導入コストの問題で導入が難しい状況でした。しかしながら、昨今のデジタル・トランスフォーメーション（DX）の流れを受けて、社長をリーダーとして業務自動化の重要なテーマとして、注文書の入力を自動化するというプロジェクトを始めることとなりました。

各社のOCR製品／サービスを調査・比較する中で、システムの連携のしやすさを考慮するとSaaSサービスを利用することに決まりました。その中で、文字認識の精度は当然として、お客様から受け取る注文書はそれぞれフォーマットが異なることから、自動的に適切なテンプレートに割り振る「帳票自動仕分け」機能が必須でした。この機能を持つ2製品を比較検討する中で、費用対効果を鑑み、SmartReadを選定しました。

トライアルでSmartReadの高い精度も実感しました。手書きの発注書も多いので、助かっています。

九州営業所係長香田氏

導入の課題

業界的にも紙の受注処理が基本だったため、デジタル化への適応やシステムづくりなどすべてが初の試み

社内でも初めてのDX化になり、導入のための準備は多くありました。まず、紙のFAXのデジタル化、得意先毎に異なるフォーマットへの対応、読み取ったデータのシステム連携、そしてOCRを活用した新しい受注ワークフローの確立などです。紙に慣れているメンバーも多く、最初は紙を見ずにチェックを行うことも慣れませんでしたが、全拠点で教育を進めていきました。

前述の通り、業務自動化は社として進めたい重要なプロジェクトでしたので、社長含め現場の事務メンバー、システム開発する技術メンバーが協力し、本運用までたどり着くことができました。

また、お客様から受領する注文書は、向きが一定ではなく、90度回転していたり、上下反転している場合がありますが、SmartReadに仕分け時に画像の向きを補正できる機能を追加いただきました。これにはとても助かっています。

導入の効果

社内のデジタル化が進み、捻出された時間で新規事業へ業務シフト

SmartRead導入直後は、デジタル化自体に慣れが必要でした。しかしながら、現在はデジタル化・OCRによる自動入力のワークフローが当たり前となり、業務効率化の意識が現場に定着しています。この変化は大きいです。営業所をまたいだ全社的な受注業務最適化や新規事業への業務シフトなど、全社的なDX推進の動きにつながっています。今回お話した業務自動化は、その先鋒となっています。

今後は全ての受注管理を自動化できるよう準備を進めています。SmartReadは精度が高いので安心して利用が出来ています。