「UiPath」と「Tegaki」の連携ソリューションを活用し、加入申込書の処理業務を約2割効率化

『人々の暮らしに深く根ざした、感動溢れる文化を創りつづける』ことを目指し、地域社会のライフイベントを支える株式会社ナウエル。労働人口の減少や働き方改革などの外部環境の変化を鑑みRPAの導入検討を進める中でAI OCR「Tegaki」（※）に出会い、さらなる業務効率化の実現を目指し、RPAとともに「Tegaki」をご導入いただきました。
今回は、同社代表の酒井様、情報システム事業部の幸野様、鈴木様に導入の背景やこれまでの運用効果などについてお伺いしました。

※コージェントラボのAI OCRサービス「Tegaki」は2021年12月にリニューアルし、次世代AI OCR／IDPサービス「SmartRead」として生まれ変わりました。
Tegakiの頃よりご好評だった、高い読み取り精度での文字認識に加え、非定型帳票を含めた様々な種類の帳票の読み取りや自動仕分けにも対応するなど、大幅に機能強化されています。

導入に至った背景

— Tegakiの導入を検討されたきっかけについて教えてください

もともと、RPAの導入検討を始めたことがきっかけです。業務効率化を目的にRPAの導入を進めるにあたり、すでにRPAを導入している地域の関連企業様に研修に伺った際、「RPAとOCRを連動させ、紙が介在する業務を効率化することが最も効果が高い」とお伺いし、RPAと同時にAI OCRの導入の検討を開始しました。

— 最近はRPAとOCRをセットで活用し、業務効率化を実現するケースが増えてきています。Tegaki導入前は業務上どういった課題がありましたか？

紙が介在する業務の1つとして互助会加入申込書の処理業務に着目しました。この業務は3名体制で全て手作業でデータ入力していたので、どうにかして業務負担を軽減できないかと考えました。

とはいえ、たとえ現状顕在化した課題が少なくとも、外部環境の変化を鑑み長期的な視点に立つとRPAやAI OCRなどのテクノロジーの活用は必須だと考えていました。

安定した読取精度とスムーズな導入サポートを高く評価

— Tegakiをご導入いただいた決め手を教えてください

第一に、高い読取精度が挙げられます。安定して9割以上の精度が出ているので、人手による修正も少なく、正確なデータ化作業を実現できています。

加えて、Tegakiで帳票を読み取る前の段階で活用するテンプレート作成ツール「Tegaki Editor」の操作性の高さと、導入までの手厚いサポートも非常に良かったです。レスポンスも早く、スムーズに導入することができました。

— ありがとうございます！導入にあたりなにか工夫された点はありましたか？

導入にあたり、システム部門主導にならず現場としっかり連携しながら運用の検討を行うことを意識しました。

また、Tegaki導入前に活用していた加入申込書のフォーマットでは満足のいく読取精度が出なかったので、フォーマットを何度かアップデートしました。具体的には、記入項目のスペースを広くとったり、単線の項目をボックスキャラクターに変更したり、コージェントラボさんに色々とアドバイスをいただきながらフォーマットを変更していきました。

変更前のフォーマット

変更後のフォーマット

— 確かに住所が項目分けされていたり、電話番号の記入欄がボックスキャラクターになっていたりと、様々な工夫が施されていますね。

UiPathとTegakiの連携で、16時間の業務効率化に成功

— 現在の「Tegaki」の活用フローについて教えてください　

基本的に、以下の流れで月間約250枚前後の互助会加入申込書のデータ化を行なっています。

①互助会加入申込書をTegakiで読み取り
②Tegakiの読取結果を目検チェック
③Excelマクロで不備チェック（RPAで自動処理）
④SalesforceへRPAで自動入力
⑤社内会員管理システムへRPAで自動入力

以下は、導入前後の業務工程を比較した図です。

RPAはUiPathを導入しTegakiと連動させていますので、Tegakiの読取結果の確認終了後、UiPathを通じて自動的にデータがSalesforceと社内システムに連携される仕組みになっています。

導入効果について

— 具体的な導入効果を教えてください

Tegaki導入前は月間80時間かかっていた業務が、16時間短縮されました。約2割の業務効率化を実現し、すでに具体的な導入効果を出すことができています。

今後について

— 最後に、今後のTegaki活用における展望を教えてください

既存業務の分析を続けていく中で、効率化の対象となり得る業務は他にも多く存在すると思います。今後は互助会加入申込書関連の業務にとどまらず、他の業務にもTegakiの活用範囲を広げていきたいと考えています。

コージェントラボさんはサポートが手厚く日々のコミュニケーションもスムーズなため、ビジネスパートナーとして非常に助かっています。今後ともサポートのほど、よろしくお願いいたします。

— こちらこそ、今後ともよろしくお願いいたします！本日はありがとうございました。