複数の部署で導入効果を実感！最大月75時間以上の時間短縮で、お客様へリードタイム短くサービス提供可能に

ニッセン・クレジットサービス株式会社様では、複数の部門でSmartReadをご活用いただいています。今回、その中でも特に利用ボリュームの大きい2つの部門にお話をお伺いしました。

与信業務支援グループでは、主にクレジットカードの入会申込書の登録から審査、事務オペレーショングループでは、クレジットカード引き落としの口座振替依頼書の登録から入金処理を担当されており、いずれもお客様とのコミュニケーションに対するリードタイムを少なくする工夫を考えていました。

SmartRead（当初はTegaki）を導入したことにより、大幅に業務時間を短縮できたということについて詳しくお話をお伺いいたします。

導入に至った背景

会員数が増えるにつれ膨大な手入力業務が発生し、リードタイムが課題に

おかげさまで、ニッセン・クレジットサービスの会員数は着実に増加し、現在300万人を超えており、毎月入会される会員様のご登録や口座登録等のお手続きにも時間を要しておりました。手書きで記入された入会申込書や口座振替依頼書といった書類のデータ入力とチェック作業が煩雑化し、業務効率が低下していました。そのため、お客様へのサービス開始までの時間を短縮するため、リードタイム削減に向けた取り組みが求められていました。

時間内に業務が終わらないために残業も発生しておりました。お客様へのリードタイムを短くする上で、従業員の負担も減らせないかと考えたのが導入にいたった理由です。具体的には、OCRでデータ化した情報をRPAに繋いで入力の自動化を出来ないかと考えていました。

そこで、当初は「Tegaki」を導入いたしました。まず、口座振替依頼書のOCR化が進み、その効果を実感し、様々な業務に活用していく中で、入会申込書のOCR化も実現しました。「SmartRead」に移行した後は、さらに活用範囲が広がっています。

今回お話した以外にも、ニッセン・クレジットサービスでは、複数の部門・業務においてSmartReadを利用しています。

※コージェントラボのAI OCRサービス「Tegaki」は2021年12月にリニューアルし、次世代AI OCR／IDPサービス「SmartRead」として生まれ変わりました。Tegakiの頃よりご好評だった、高い読み取り精度での文字認識に加え、非定型帳票を含めた様々な種類の帳票の読み取りや自動仕分けにも対応するなど、大幅に機能強化されています。

SmartReadご利用風景

導入の決め手

他社製品と比較し、ISOの取得状況や利用環境にも安心できた

2020年よりTegakiのサービスを利用しており、2022年にCogent Labsより、SmartReadの提案がありました。他社製品と比較して、ISOの取得状況とTegakiとの互換性があり、事前の評価版の環境で問題なく稼働できることを確認できたため、導入を決定しました。

また、Tegakiの使いやすさやサポートも実感しておりましたので、SmartReadの導入はスムーズに進められました。

導入の課題

Tegakiからの移行もスムーズに完了

課題としては、TegakiよりもCSV出力時の項目が増えたため、後続作業のRPAやエクセルマクロの設定を変更する必要があったことです。この点は、固定項目の並び順をカスタマイズできるとより利便性があがると感じました。

ただ、導入や移行、運用に関して不便があった際には、すぐにサポートをいただけました。カスタマーサポートへ質問した際に、迅速に返事がもらえて助かっていました。

導入の効果

作業時間の大幅な削減がお客様への迅速なサービスへ繋がる

はじめに、SmartRead（Tegaki）を導入したのは口座振替依頼書の登録業務です。口座振替依頼書は、1件を約1分で登録することが可能になり、月15時間の業務時間を削減することができました。毎月2,000件から3,000件を手作業で行っていた登録をほぼ人が介在せずにOCRとRPAを組み合わせて自動化できています。これは大きな効果だと感じています。人の作業が必要な部分は、スキャンと修正のみです。また、以前は口座振替依頼書の控えの保管場所から取り出して確認する業務がありましたが、データ化することでパソコンのみで書類の検索が完結するようになりました。口座振替依頼書の控えは保管する必要がありますので、データでお客様の情報を検索してすぐに探すことが出来るようになり助かっています。

その後、その効果を実感し入会申込書の登録業務でも導入を進めました。お客様の手書きの入会申込書の登録業務では、届いた入会申込書を1人目が転記作業をしたのち、2人目がその画面を印刷してダブルチェックをしていました。OCR導入後は、この登録にかかっていた時間を月間約80時間から35時間と、大幅に短縮することができました。部内でもこの成果に対して、評価が高かったです。登録部分の業務時間が削減できたことにより、その後の審査の時間やカード発行後のお客様とのやり取りに時間が割けるようになりました。

残業時間でまかなっていた部分を時間内に終わらせることができるようになり、従業員の負担も減ったと感じています。

このように年々SmartReadを活用した自動化を進めており、今年も新たな取り組みとして、関連会社の通販のニッセンの会員様の紐づけの作業をOCR×RPAで自動化しました。手作業で月間1,000件行っていた紐づけ作業をSmartRead導入で月間15時間の作業を削減することが出来ました。

また、Tegakiからサービスを利用していますが、SmartReadになってから更に精度が上がっていると実感しております。修正処理も少なくなり、社内の複数の担当者からも「精度が上がった」というお声を複数もらっています。

今後の活用展望について

住民票の読み取りなど、フォーマットの種類が多いものも読み取り出来るようになると、活用の幅が更に広がると考えています。

表抽出の機能は現在ベータ版を利用していますが、今後正式なリリースを期待しています。

また、ハンディスキャナを利用して、コピー機での読み取りが難しい薄い形状の書類のデータ化も検討しています。

使いやすさやサポートには満足しているので、今後もCogent Labsに改善要望があれば連絡を取り合いながら、様々な業務の効率化をしていきたいと思います。

本日はありがとうございました。今後ともよろしくお願いいたします。