AI OCRフレンドリーに帳票をカスタマイズ。住宅ローン審査回答の時間短縮と30%の業務削減に成功したノウハウとは

「人で勝負する銀行」を目指し、復興と地域経済を支え、お客さまに喜ばれ、信頼される人材の育成に力を入れる仙台銀行。地域に根付いて金融サービスを提供する金融機関を取り巻く経営環境が大きく変化する中、仙台銀行では、業務負荷の大きい各種申込書や行内業務における各種書類などの入力作業に着目し、「Tegaki」（※）を活用した業務効率化を推進しています。
今回は、株式会社仙台銀行の以下の方々に、「Tegaki」の導入背景や運用方法、導入後の成果などについてお伺いしました。

株式会社仙台銀行 経営企画部 経営企画課長兼IT企画室長 中村 圭氏
株式会社仙台銀行 経営企画部 IT企画室 三浦 若菜氏
株式会社仙台銀行 個人営業部ローン推進課長 成田 智子氏
株式会社仙台銀行 個人営業部ローン推進課 台丸谷 祐貴氏

※コージェントラボのAI OCRサービス「Tegaki」は2021年12月にリニューアルし、次世代AI OCR／IDPサービス「SmartRead」として生まれ変わりました。
Tegakiの頃よりご好評だった、高い読み取り精度での文字認識に加え、非定型帳票を含めた様々な種類の帳票の読み取りや自動仕分けにも対応するなど、大幅に機能強化されています。

導入前に抱いていた課題

— Tegakiの導入を検討されたきっかけについて教えてください。

IT企画室 三浦氏

三浦氏：お客さまから頂戴する申込書や業務における各種書類など、行内には現在も様々な手書き書類が存在しています。これらの入力作業は、相応のマンパワーに依存せざるを得ないことから、業務のスリム化を検討する上で課題となっていました。

特に住宅ローンの事前審査申込書などの入力作業は他の申込書より項目数自体も多く、また案件数自体も多いので、手入力によるデータ化作業はかなりの業務負担となっていました。作業が滞るとお客さまへの審査回答の通知スピードの低下が懸念されていたことから、その課題解決の一手として手書きAI OCRの導入検討を始めました。

— 現場でも負担を感じていらっしゃいましたか？

成田氏：当行では、住宅ローンプラザを本店、泉の2ヵ所に拠点を置き、申込受付業務を行っていますが、「Tegaki」を導入する前は、データの打ち込み作業が基本的に追いついてないような状況でした。業務が停滞しているというストレスもあり、外回り担当の営業職員も含めて現場の負担となっていました。 

読み取り精度での比較判断が難しい中、「Tegaki」の現場でも使いやすい “操作性”に魅力を感じた

— 導入にあたり、他社のサービスと比較検討されたと伺っています。
　最終的に「Tegaki」を選んだ決め手は何だったのでしょうか？

三浦氏：一番の決め手は「操作性」です。そのほかにも、FAXの補正機能や手厚いサポート体制などにも魅力を感じましたが、実際に触れてみて一番印象的だったのは操作性でした。
実際に現場で運用する担当者の中には、もともとパソコンの入力作業を苦手とする者もおり、テンプレートの作り込みなど、あまり複雑な操作が求められると現場の業務が滞ってしまう恐れがありました。そのような中、「Tegaki」はテンプレートの初期設定や読み取りまでの操作が初心者にもわかりやすく、直感的に使えるインターフェースが非常に魅力的でした。

— 読み取り精度についてはいかがでしたか？

経営企画課長兼IT企画室長 中村氏

中村氏：正直、読み取り精度については「精度が高い」という意味で、他社と比較するのが困難でした。精度自体に問題はなかったのですが、それだけでは十分な比較判断が難しかったのです。

そもそも「Tegaki」の導入にあたっては、住宅ローンの事前審査申込書の業務以外にも展開していくことをはじめから想定していました。ですので、汎用的・拡張的に行内で展開を進めやすいかどうかが、導入にあたって重要なテーマでした。

その上で「Tegaki」は操作が容易で、テンプレート作成などの作業を行内で内製化する上で非常に相性が良かったのです。その点は他社との一番の差別化になったと感じています。

導入までの困難

— 導入までにぶつかった困難などはありましたか？

三浦氏：大きく3つあります。1つ目は、住宅ローン事前審査申込書のフォーマット作成です。

「Tegaki」導入前に使用していた従来の申込書では、小さな文字での記入が多く、FAXで潰れてしまうことなどから、認識精度が低くなってしまうという課題がありました。そこでAI OCR用に申込書フォーマットを一新することとなり、コージェントラボさんの営業担当の方と連携しながら、必要のない項目を減らしたり、小さな項目をできるだけ省いたりと、改良を重ねました。その結果、フォーマットを一新してからは精度が飛躍的に向上しました。

— 導入にあたり、帳票のフォーマットの改良にお取り組みいただくケースは最近増えてきています。非常に参考になりますので、他にどんな点を改良されたかお伺いできますか？

三浦氏：以前は、A3の申込書に300もの項目が所狭しと詰まっているような状態で、1つ1つの項目も小さく、認識精度にも影響していました。それを改善するために項目毎に枠線を設けて認識されやすい作りこみを意識したり、電話番号など数字を記入する部分はマスで分けたり、読み取りにくい小数点などはあらかじめフォーマットに記載しておいたりと、色々と工夫しました。

— その結果、項目数に変化はありましたか？

中村氏：もともと300あった項目が247まで減り、結果的に認識精度も向上しました。
住宅ローンの申し込みでは、お客さまのあらゆる情報をお伺いする必要があります。住所・氏名・年齢などの基本情報に加えて、お勤め先や家族構成、資金計画など。したがって、自然と項目は多くなります。それを今までは全て手作業でパンチングしていたので、かなり大変でした。

— オンラインフォームからの申し込みではなく、紙の申込書を使っている理由はありますか？

中村氏：我々がいただく審査案件は、基本的に新築を希望されているお客さまがほとんどです。新築の場合、施主様にフォームへの打ち込みをお願いするよりも、その場で紙に記入してもらい、ハウスメーカー様や建築業者様がFAXや直接持ち込んでいただいたりするほうが、様々な規模の建設業者様がある中で、業務も進めやすいのです。
商習慣的になかなか紙がなくなりにくい領域だと思いますので、その点今までの業務プロセスを変えずに業務効率化を図れるAI OCRとの親和性は高いと感じています。

— なるほど。ほかにぶつかった困難についても教えていただけますでしょうか。

三浦氏：2つ目は、自動審査システムへのデータ連携についてです。

今回、「Tegaki」で申込書の内容を読み取り、出力したあとに、自動審査システムへ連携する必要がありました。従来の業務フローだと、直接審査システムに入力していたのですが、データ化して連携するということで、RPAによって連携させる方法などを検討しました。しかし、自動審査システムが改修されるタイミングと重なったことから、事務効率性を考慮するとマニュアルで審査システムにアップロードするという方法が最適であるという結論にいたりました。

三浦氏：3つ目のセキュリティの安全性ついては、「Tegaki」がクラウドサービスであることから、セキュリティレベルが当行の条件を満たしているどうかのチェックを入念に行いました。セキュリティ対策についての聞き取りや、当行のシステム部署を交えた協議を重ねたうえで最終的に問題ないという結論に至りました。

運用について

— Tegakiをどのようにご活用いただいているか、工程を一つずつ教えてください。

台丸谷氏：以下のようなステップで申込書の処理を行なっています。

1．PDFデータにスキャンし、Tegakiにファイルを移動
2．読み取り結果を確認し一部修正を加え、結果データを出力
3．自動審査システムに結果データを移動

2の修正にかける時間はどんどん減っており、当初よりも読み取り精度が向上していると感じています。

ローン推進課 台丸谷氏

成田氏：申込書の項目数を減らしたのには、はじめの確認にかける工数を削減するという意図もありました。以前のフォーマットだったら、もっと時間がかかっていたと思います。

— 具体的に、どのくらい作業時間が減りましたか？

三浦氏：従来は、1件あたり20分ほどかかっていましたが、ベテランの職員の方に限っては10分程度と、経験値によって作業時間に大きな差がありました。

「Tegaki」を使うようになってからは、1件あたり5分～8分ほど作業時間を短縮することができました。
また、当部署は若手が多く経験年数も浅い職員も在籍していることから、より大きな削減効果が出ています。「Tegaki」を使うことで、業務時間の平準化をはかれたのも非常に効果的でした。

ローン推進課での作業風景

台丸谷氏：現場でも、作業時間はかなり減ったと感じています。導入前は審査書類を見ながら自動審査システムへ入力していたので時間がかかっていましたが、「Tegaki」導入後はその必要がなくなりました。本当に助かっています。

— 運用において、何か工夫されていることはありますか？

台丸谷氏：「Tegaki」を使うと、一度に複数の申込書を一括でデータ化できるため、時間を決めてまとめて作業を行い、効率的な業務を心がけています。

ローン推進課長 成田氏

成田氏：これまでは、案件の担当者が各自空いた時間に作業を進めていくというスタイルでしたが、「Tegaki」の導入によって一人の担当者が時間を決めてまとめてデータ化を行うということが可能になりました。効率性がぐんと上がりましたね。

— 月々の処理枚数について教えてください

台丸谷氏：私が勤める泉住宅ローンプラザでは、月々50件ほど、本店住宅ローンプラザでは100件程度です。旧様式の申込書もまだ送られてきますので、実際に送られてくる件数はもう少しあります。平均50〜70件ほど旧様式で送られてくるので、徐々に新しい様式に移って行ければと思います。

導入効果について

— これまでの導入効果、もしくは目標としている効果について教えてください。

三浦氏：平均して5〜8分程度の作業時間短縮に成功しているので、昨年度の実績で考えると、年間約350時間の業務時間削減が可能です。
作業時間を当初の3分の1程度まで削減したいという当初からの目標がありますので、今後さらに時間短縮を目指していきたいと考えています。

中村氏：他の部署での「Tegaki」活用も始まっています。現状はローン推進課と法人部門の一部にとどまっているので、今後さらに行内の手書き書類の事務効率化に活用すべく、現在業務の洗い出しを進めています。

— 他部署ではどのように「Tegaki」を活用されていらっしゃいますか？

三浦氏：2019年11月より展開を開始した法人部門では、ビジネスマッチング用に記入いただく手書きアンケートのデータ化業務に活用しています。

毎年行うアンケート調査なのですが、法人営業先約3000社にご記入いただくので、手作業でのデータ入力はなかなか骨の折れる作業でした。「Tegaki」を使い始めてからは、業務が大幅に効率化され、そのようなこともなくなりました。

中村氏：このアンケートのデータ化作業は、1度に100件程度まとめて行っています。そもそもデータ入力に使用できるPCが1台のみだったので、非常に時間がかかっていました。それが現在では1件あたりの処理時間が半分になり、とても役に立っています。

—Tegaki導入により、エンドユーザーへの提供価値に変化はありましたか。

成田氏：行内の業務効率化に繋がっているということはもちろんなのですが、業務が滞りなく行えるようになったことで、お客さまへの審査回答もスムーズになってきています。当初は受付から審査結果の回答までに3日かかっていたのが、現在は1日短縮され、2日で審査結果を回答することが可能となりました。住宅ローン審査については、できる限り短期間でご回答することがサービス向上に繋がると考えておりますので、回答までの時間を2/3まで短縮できたことは、満足度の向上に大きく貢献したと思います。

今後について

— 最後に、今後のご活用展望について教えてください。

中村氏：他部署への展開をさらに進めていくことですね。
やはり、極めて単純なルーチンワーク作業に職員の時間を費やすのはナンセンスだなと感じています。法人部門などは、お客さまと接したり、企画を立案したりするための部門なので、こういったルーチンワークにかかる負担をできるだけ取り除き、本来取り組むべき業務に集中できるよう、環境を整備していくことは非常に重要だなと感じています。今後も「Tegaki」とともに行内の業務改革を推進しながら、お客さまに選ばれる銀行を目指していきたいと思います。