AI OCRとRPAの組み合わせでコスト削減を目指す!注意点もあわせて解説

AI OCR×RPA導入は業務効率化とコスト削減を可能にします。より効果的にコスト削減を図るためにどういった点に注意すればいいかを解説します。

AI OCRとRPAの組み合わせでコスト削減を目指す

AI OCR×RPA導入は、コスト削減にもつながります。

データ入力業務はルールを把握すれば誰にでもできる反面、時間と労力がかかり効率的ではありません。社内業務の効率化のため、派遣社員や外注に任せることも多いのではないでしょうか。人がしっかりと集中できるのは15分が限界といわれています。手作業でのデータ入力業務は長時間にわたり単純作業が続くので集中力の低下によるヒューマンエラーが起きやすくなります。

データ入力業務にAI OCR×RPAを導入することで、ヒューマンエラーを防げます。加えて、データ入力専業の人員を減らすことも可能です。人が法定労働時間を超えて作業する場合、残業代や休日手当が発生します。しかし、RPAを1日24時間365日フル稼働して作業を行っても、RPAに対する残業代や休日手当などは発生しません。DX推進の足がかりのひとつであるデータ入力業務へのAI OCR×RPA導入はコスト削減にも有効だと言えます。

AI OCR×RPA導入にかかるコスト

コストが削減できるかどうかはAI OCR×RPAの初期費用やランニングコストにもよります。この章では初期費用とランニングコスト、オプション料に加えて、忘れがちなサポート費用についても考えていきます。

初期費用

AI OCRにはクラウド版とオンプレミス版があります。どちらも提供会社やプランによって価格がさまざまです。一般的にクラウド版は低価格に設定されています。クラウド版は初期費用がかからないもの。一方、オンプレミス版は自社にシステムを組むので、初期費用がかかってきます。

RPA導入にかかる初期費用は、運用方法（デスクトップ型・サーバー型・クラウド型）によって変わってきます。サーバーではなくパソコンで運用できるデスクトップ型の初期費用は0円～数十万円。自社サーバーで運用するサーバー型は大規模にRPAを活用する場合に用いられることが多く初期費用は10万円～で、ときには数千万円かかるものもあります。RPA提供会社のサーバーにネットを介してアクセスしてRPAを利用するクラウド型は、30万円～50万円が相場です。

ランニングコスト

AI OCRの使用料金には従量制と月額制、年額制のものがあります。処理するデータ量が少なければ従量制、毎月のデータ量にあまり違いがないなら月額制、月ごとでは処理するデータ量にかなりばらつきがあっても年間のデータ量には大差がないなら年額制というように、自社に合ったプランを選ぶことが大切です。

買い切りで提供されているRPAは少なく、ほとんどが月額制か年額制です。RPAにはクラウド型、サーバー型、クライアント型があり、タイプごとに料金が変わります。また、どういった処理をするかによっても価格が違うので、会社によってランニングコストは大きく違いが出ることもあります。

オプション料

同じ機能でも提供会社によって標準装備であったりオプションであったりとさまざまです。また、買い切りなのかサブスクリプションなのかによっても費用が変わってきます。標準装備でない場合は、本当に必要な機能かどうかを慎重に検討する必要があります。

忘れがちなサポート費用

意外と忘れがちなのがサポート費用です。導入後にわからないことがあったり、トラブルがあったりしたときのサポートに無料期間があるのか、どの程度までサポートしてもらえるのかなど、しっかりと調べておくことも大切です。

AI OCR×RPA導入で上手にコストを削減するには下準備が肝心

AI OCR×RPAをどういった工程に導入するかによって、初期費用やランニングコストは変化します。上手にコスト削減するためには、しっかりとした下準備をしておく必要があります。

AI OCR×RPA向きの業務とそうではない業務を切り分ける

AI OCR×RPA向きの業務は定型業務です。明確なルールに則って誰が行っても結果が変わらない業務に導入すると大きな効果を発揮します。一方で、その場面に応じた判断が必要な非定型業務には向きません。

普段行っている業務には往々にして定型業務と非定型業務が混在しています。人は臨機応変に対応できるので、両者が混在していても問題ありません。しかし、AI OCR×RPAを導入するなら、定型業務と非定型業務に切り分ける必要があります。事前に業務を可視化し、マニュアル化できるかどうかを基準に切り分けておくと、より上手にコスト削減を図れます。

事前サポートがあるなら必ず利用を

AI OCRやRPAを提供している会社には事前サポートを行っているところもあります。事前サポートは必ず利用するようにしましょう。A社にはできるがB社にはできないことがある可能性も考えられます。AI OCRやRPAに対する思い込みや勘違いで導入したものの、思ったような成果が上がらないといった事態も回避できます。

トライアル期間をしっかり活用し見極める

事前サポートともに利用したいのがトライアル期間です。社内で使用している帳票を使って実際に稼働させることで、使い勝手や作業効率の確認はもちろんのこと問題点や改善点などの洗い出しも行えます。また、現在使用している基幹システムとの連動が可能かの確認も重要です。将来的に他部署にも導入をお考えなら、あわせて検証しておきましょう。トライアル期間のデータを基に検証すれば、実際に導入したときに近い費用対効果を導き出せます。

オススメはサポート体制が充実しているSmartRead！

SmartReadはクラウド版、オンプレミス版ともに初期費用は不要です。クラウド版はさらにサポート費用もいりません。お客様の使用量に合わせたプランを選べ、年額制なので月々の利用量のばらつきを気にせず利用できます。
事前にお客様の要望や課題をヒアリングし、最適なプランを提案。無償トライアルや有料トライアルもご用意しているので、導入前にしっかり評価もできます。契約後も充実したサポートがあり安心です。