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生産性向上に欠かせない業務効率化!AI OCR×RPA導入の効果を紹介
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企業の業績向上や従業員の満足度を上げるためには生産性を向上させることが不可欠となります。生産性を向上させる一つの方法としてツールの有効活用があります。特にAI OCR×RPAの組み合わせは業務を効率化し、生産性を向上させることに力を発揮します。本記事ではAI OCR×RPAを有効活用できる業務の実例を交えて解説します。AI OCR×RPAをうまく活用して、より効率的に生産性向上を図りましょう。
AI OCR×RPAを導入するとなぜ生産性向上が見込めるのか？
事務系業務では日常的に大量のデータ入力業務が発生します。データ入力は単純作業なので簡単な仕事に見えるかもしれません。しかし実際に従事してみると大量のデータをさばくのには、かなりの時間と労力を要することがわかります。
そこでデータ入力業務をAI OCR×RPAに任せれば、データ入力に取られていた労力や時間をマーケティングや研究開発など、より生産性の高い業務に振り分けられます。
効率よく生産性向上を図るならAI OCR×RPAに任せる業務の見極めが必要
AI OCR×RPAは万能ではありません。業務の発生頻度が低かったり、業務の分量が少なかったりといった場合は、思ったような成果を得られないこともあります。
AI OCRは事前学習が不十分だと読み取り精度が落ちることもあります。RPAはシナリオに定義された作業を正確にこなしますが、評価などの判断ができるわけではありません。さらに作業工程が複雑すぎると定義が難しくなり、エラーが出やすくなります。
効率よく生産性向上を図るためにはAI OCR×RPAのメリット・デメリットをしっかりと把握した上で、どの業務をAI OCR×RPAに任せるのかを見極める必要があります。
AI OCR×RPAと相性の良い業務とは？
AI OCR×RPAと相性が良い業務を紹介します。
経理業務
データ量は多くても決まった手順がある経理業務は、AI OCR×RPAが得意とする業務の一つです。AI OCRは帳票の自動仕分けができるものを利用すれば、仕分けの手間も省けます。また、RPAに決まった手順を登録しておけば、自動的にシステムに登録できます。入力業務に割いていた時間をより生産性の高い業務に振り分けることが可能です。
申込書・申請書の処理
デジタル化が進んだ現在も申込書や申請書は手書きの場合も多いのが実情です。AI OCRは手書き文字も高い精度で読み取れるので申込書・申請書の事務処理に効果的です。AI OCRが読み取りやすい書式に変更するなど工夫すれば、さらに読み取り精度を上げることも可能です。RPAを組み合わせることにより、入力作業の自動化まで可能となります。人とは異なり就業時間外に稼働させておくこともできるため、大幅な労働時間削減に寄与できることも魅力です。
AI OCR導入で大きな効果が出た事例を紹介
AI OCR×RPA導入で大きな効果が出た事例を紹介します。どの事例もAI OCR×RPAをうまく活用することで、生産性向上を実現しています。
デジタル・クリエイティブ・ネット様の事例
株式会社デジタル・クリエイティブ・ネット様はAI OCR×PRAを導入し、請求書処理の自動化を実現しました。毎月処理する帳票は100枚から200枚。手動で行うと毎日1～2時間が必要でした。AI OCR×PRAを導入し自動化してからは月に1日だけで、3時間で完了できるようになりました。
放課後NPOアフタースクール様の事例
放課後NPOアフタースクール様では、口座振替依頼書の入力処理にAI OCR×RPA導入前は手作業のため12月から3月までの繁忙期に入力専門の人員を雇ったり、ボランティアを募ったり、手のあいている職員が対応したりと多大な労力と時間を要していました。
対策としてAI OCR×RPAを利用したところ、1件の処理時間が5分から1分に短縮され、入力ミスもほぼなくなりました。処理時間の短縮と負担の軽減により、2人でダブルチェックをする余裕も生まれたのです。
この成果を受けてアンケートのデータ化にもAI OCRを導入し、さらには他の申請書などにも導入を検討しているとのことです。
SmartReadなら自動検証機能でのサポートも
SmartReadはスマートベリファイという自動検証機能を実装しています。この機能はAIを使用した読み取り後の確認修正機能です。スマートベリファイ機能を使うと、読み取りの正確性をAIが判断し、一定水準に達している部分は自動的に確認済みにできます。ユーザーは要確認とされた部分を目視で確認すればいいため、確認修正の手間が軽減されます。
読み取り結果の確認は画面を左右に分割して項目ごとに確認する方法と文書レイアウト上に読み取り結果を重ねて表示し全体的に確認する方法の2つの方法を用意。目的に合わせた使い分けが可能です。
帳票の自動仕分けも標準装備されているSmartReadをぜひお試しください。
