OCRとは？デジタル時代にニーズが高まるOCRの価値や活用メリット、事例を徹底解説

紙などに書かれた文字や、画像内やPDF内の文字を自動で認識してテキストデータ化する技術「OCR」。

OCR技術自体は古くから存在しますが、社会のデジタル化が進む近年、改めてその価値や有用性が注目されており、多くの企業や官公庁・自治体等で活用されています。

本記事では、OCRの基礎知識から活用メリット、事例、おすすめのツールまでまるっと解説していきます。

デジタル化の時代にニーズ高まる「OCR」技術

OCRとは「Optical Character Recognition」の略で、日本語では「光学文字認識」と訳されます。

具体的には、手書きの文字や印刷された活字をスキャナーやカメラなどで読み取って画像化し、その中から文字要素を認識して、テキストのデジタルデータへと変換する技術のことを指します。

OCR技術を用いて文字を読み取りデジタル化することを「OCRする」と表現する場合もあります。

ビジネスや生活の中で様々なもののデジタル化が進む昨今、書類や伝票、書籍など紙に物理的に記入／印刷されたアナログ情報をデータ化するニーズが増えていることから、OCRの需要が急速に高まっています。企業間でRPA（※）が普及し、文書のデータ化の需要が高まったこともOCRニーズの拡大を後押ししています。

（※RPAとは：Robotic Process Automationの略で、パソコン上で行う業務をロボットで自動化するテクノロジーのこと。パソコンやクラウド上で動くソフトウェアとして各社から提供されている）

OCRの基本的な仕組みは、1文字ずつ、その文字の構成要素（線や点）やその角度、フォントの特徴などから該当するデジタル文字を判別するというもので、従来のOCR技術でも活字であればある程度の精度で読み取ることが可能です。しかし、歪んだ活字や崩れた手書き文字の認識精度は決して高くないという課題もあります。

人工知能を活用することで認識精度が向上した「AI OCR」

人によって千差万別の手書き文字でも精度高く読み取れるようにしたのが、AI OCRです。

文字通り、AI（人工知能）とOCRを掛け合わせた技術のことで、OCRの基本的な仕組みは同じですが、AIのディープラーニング（深層学習）によって読み取り精度の大幅な向上を実現しました。

崩れた文字だけでなく、AIに”文脈”を理解・学習させることでより高い精度が期待できるという特長があり、AI OCRの普及が、OCRの実用的な活用をさらに推進しています。

OCR活用の主なメリット

ビジネスシーンにおいてOCRを活用するとどのようなメリットがあるのでしょうか？本記事では主だった4つをご紹介します。

1. データ入力業務にかかる時間とコストを削減　

1つ目のメリットは、データ化業務の作業時間やそれにかかる人的コストを削減できる点です。

OCR技術が普及する以前は、文書などのアナログデータをデジタル化するにはすべて人の手で入力する必要があり、そこには非常に多くの時間とコストがかかっていました。

さらに長時間にわたって人が手作業でデータ入力業務を行うと、集中力の低下によって誤入力や見落としなどのミスが発生しやすく、入力作業だけでなく確認や修正の時間も増えてしまうという課題もあります。

その点、OCRを活用すれば、事前の設定、書類のスキャニング、読み取ったデータの確認や修正といった工程だけで済むため、従来データ入力に要していた時間や人的コストを大幅に削減することができます。

もちろんOCRの文字認識精度は100%ではないため、最終工程で人間による確認作業は必須ですが、データ入力作業の大部分を削減できるというメリットは確かなものと言えるでしょう。

このようにデータ入力にかかる人的リソースを削減することで、繁忙期の残業を減らしたり、人が本来すべき業務に専念できるようになり、企業のコスト削減や生産性向上につながります。

2. 埋もれている情報をデータ化することで検索・活用が可能に

2つ目は、社内に埋もれている様々なアナログ情報をデジタル化することで、探したいデータを簡単に見つけ、事業に活用できる点です。

紙の書類で保管している場合、例えば100枚の書類の中から必要な情報を探し出すのにどれだけ多くの時間がかかるか想像に難くないでしょう。書類の保管場所を忘れたり、該当する書類がどれかわからない場合はその時間は何倍にも膨らみます。

あるいは書類をスキャンしてPDFで保管している場合も、その内容自体がテキストデータ化されていないと、ファイル名等のメタデータしか検索対象にならず、ファイルを1つずつ開いて内容を確認する手間が発生します。

しかしOCRを活用してデータ化すれば、パソコン等のデバイス上でデータを見つけやすく整理できたり、キーワード検索することもできるため、必要な書類や情報を瞬時に見つけることが可能になり、業務効率の向上とともに、事業へのデータ活用やDXが大きく推進されます。

3. 書類を保管するスペースを削減　

3つ目は、書類を保管するスペースを削減できる点です。

企業等が大量の書類を保管するには、当然のことながら物理的な保管スペースが必要であり、そこには相応のコストが発生します。

また事業運営を続ければ保管書類は必然的に増えていきます。定期的に優先度の低い書類を処分していても、いずれは保管スペースは足りなくなるでしょう。

書類をOCRによってデータ化すれば、段ボール1個分ほどの書類であったとしても、わずか数MBのデータとして保存ができてしまうため、わざわざ書類を保存するためのスペースを用意する必要がありませんし、上述のように検索性も飛躍的に向上します。

4. 書類の編集や加工、活用が可能に

そして4つ目のメリットは、文書の編集・加工・活用が可能になる点です。

OCRを活用すると、アナログだった情報を編集可能なテキストデータへと変換できるため、用途にあわせて市販のソフトウェア（WordやExcel等）で再編集・修正することができます。

書類の修正や似たような書類の複製が手軽にできるようになるほか、表計算ソフトを使えば瞬時にグラフを作ることなどもでき、データの利活用が推進されます。

業務効率化に成功したOCR導入事例

以上のように様々な活用メリットがあるOCRを実際に導入した企業や団体の事例を3つご紹介します。

事例①：AI OCRを活用し、繁忙期の業務負荷を軽減。リードタイムを1/3に削減

（株式会社鈴廣蒲鉾本店｜製造・販売）

小田原を拠点にかまぼこを中心とした食料品を製造・販売する鈴廣かまぼこは、店頭でお客様が記入した申込書の内容をパソコンに手入力し、また商品の種別に応じた伝票の仕分けも従業員自身が行っていました。繁忙期は1日1000件の注文を受けることもあり、深夜残業で対応せざるを得ないなど、業務上の大きな負担となっていました。

AI OCRの導入後は、データ入力作業や伝票の仕分け業務をAIに任せることで従業員の業務負担が大幅に軽減。それだけでなく、注文受注から配送までのリードタイムは最大1/3までに短縮され、お客様サービスの向上や、受注や出荷状況のリアルタイムでの可視化なども実現しています。

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