「Qanat Universe」と「Tegaki」で請求・納期回答業務のデータ入力・確認業務を自動化!業務時間を50%削減。

Before
  • ・紙の書類を一つ一つ手作業で入力し、紙の書類を見ながらシステムの入力内容と突合を実施
  • ・紙の書類の処理のため、テレワークが難しい
  • ・クラウドでデータの確認・確定が行えることでテレワークが可能に
After
  • ・紙の書類をPDFにデータ化して、AI OCRの「Tegaki」がテキスト化、データ連携基盤の「Qanat Universe」がクラウドに自動入力
  • ・業務時間を50%削減
  • ・データ納品までの時間短縮などを通じ「QOSIS」のサービス全体の品質が向上した

C&Cビジネスサービス株式会社様
JBグループ各社の共通業務を提供するスタッフの組織で、グループ各事業会社に経理財務、人事、総務、業務サービス(業務支援、業務管理)の4サービスを中心に提供する。これら各社共通業務を集中して受け持ち、グループ内での業務重複を避け、効率のよい運営を行っている。

情報ソリューション、製品開発製造の事業分野でビジネスを展開しているJBグループ各社のスタッフ業務を集約し、各社がコア・ビジネスへ注力できるようにサポートするC&Cビジネスサービス株式会社(以下、C&CBS)。
AI OCRサービス「Tegaki」とJBグループのJBアドバンスト・テクノロジー株式会社(以下、JBAT)が開発・販売している「Qanat Universe」を活用することで、紙の請求書やFAXでやりとりしていた納期回答書関連の業務自動化を実現しました。今回は、導入を主導したJBアドバンス・テクノロジー株式会社の浜口様と実際にサービスをお使いのC&CBSの野村様と速水様に、導入背景や効果についてお伺いしました。

--まずはじめに、JBグループおよびC&Cビジネスサービスについてご紹介していただけますでしょうか。

JBグループは、情報ソリューション、製品開発製造、シェアード・サービスの3つの事業分野でビジネスを展開し、お客様の経営や業務の課題を解決するためのソリューリョンやサービスにより、最適なITの利活用を推進しています。C&CBSは、JBグループ内の業務の重複を避け、効率のよい運営を目指して、経理財務、人事、総務、業務サービス(業務支援、業務管理)等の各種スタッフ業務をシェアード・サービスとして集約・提供しています。

JBアドバンス・テクノロジー株式会社 浜口様

--導入の背景について教えていただけますでしょうか?

JBグループ全体のDX推進の方針に基づき、紙の書類が膨大な数にのぼり、マニュアル処理が多くなっていました。なにか効率化できないかというところがきっかけとなり、C&CBSとして2017年下期から業務のDXを推進してきました。10年前には紙の書類をグループ全体で1ヶ月あたり約30万枚も使用していました。これをPDFにすることで、以前の2/3に減少することができました。さらに、1人あたり年間100時間の業務の削減を目標に、業務全体の棚卸しを実施し、問い合わせ対応の時間などの計測、データのアップロード処理の最適化、業務の見直しなどプロセス改善を行いました。すでにその目標は達成し、現在はさらに1人あたり年間50時間の業務削減を新たな目標に掲げ、業務改善を継続しています。その中で、手作業をデジタル化できないかという発想から、経理部門にてRPAを導入し、社内の問い合わせ対応にチャットボットを活用することで業務効率化を図りました。

またJBグループで唯一のメーカーでもあるJBATが、様々なクラウドサービスとAPI連携できる「Qanat Universe」というクラウドプラットフォームを提供しています。そして、JBATがその「Qanat Universe」を使い、高精度に書類をテキストデータ化するAI OCR「Tegaki」を業務システムと連携させることで、ペーパーレスの仕組みを構築していることに着目しました。

C&Cビジネス・サービス株式会社 野村様
C&Cビジネス・サービス株式会社 速水様

--どのように、「Tegaki」をご活用頂いておりますでしょうか?

従来は、郵送やFAXで送信されてきた請求書や納期回答書の内容を一つ一つ人による手作業でシステムに入力し、紙を見ながら基幹システムと入力内容に間違いがないかの突合を行っていました。
それに対して、現在は郵送されてきたものはスキャナーでデジタル化し、FAXで送信されたものはインターネットFAXで受信しています。そして様々な製品とAPI連携できる「Qanat Universe」を活用し、「Tegaki」と連携してテキストデータに変換しています。その後、読み取ったデータを2人でチェックし、問題がなければクラウドデータベースであるkintoneに読み取ったデータが自動入力されます。

After

--「Tegaki」をご活用いただいて、どのような効果がありましたでしょうか?

手作業が無くなったことで正確性がUPし、業務時間を50%削減(1ヶ月あたり27時間削減)するなど業務効率向上につながりました。さらに、クラウドでのデータの確認ができるようになったことで、テレワークでの対応が可能になりました。

--今後のTegakiご活用の展望をお伺いできますでしょうか?

業務のDXを推進することで、全体的な指標は改善されてきています。しかしながら、まだまだ紙の書類が多いため、今後もデジタル化を進めていきたいと考えています。
請求書業務はまだ一部しか対応していないため、今後対応範囲を広げていきたいと考えています。その中で「Tegaki」には、現在のような定型帳票だけでなく、非定型帳票も同じように高い精度で読み取ることができるような先進的で新しい機能の提供を期待しています。

導入事例やコスト比較など、まずはお気軽にご連絡下さい。